PANDEMIA, CRISIS ECONÓMICA, SUS PROBLEMAS, VIRTUDES Y NUEVOS HORIZONTES
El año 2020 nos sorprendió a todos, algunos mas preparados que otros, pero nadie estaba realmente listo para afrontar las nuevas metodologías de trabajo que llegaron con la pandemia en el mundo.
Cada actividad afronta problemas distintos y recibe nuevas oportunidades, los comercios pasan en muchos casos del mostrador a la venta online, de grandes salones gastronómicos a pocas mesas y mucho delivery, los artistas trabajan sin ver el público pero también sin fronteras, las oficinas implementan el trabajo a distancia, los archivos digitales, bibliotecas electrónicas, etc..
Sin duda la nueva modalidad traerá consecuencias en algunos aspectos muy positivas y en otros no tanto, la digitalización y el trabajo en la nube por ejemplo nos permite el acceso a todo en todo momento, el espacio físico de la oficina pasa a un segundo plano, aunque no completamente si vemos que aún existe documentación física y libros contables cuyos originales permanecen aún en su estante.
En esta oportunidad tratamos de analizar los cambios en nuestro estudio contable y las experiencias de algunos de nuestros clientes ya que es lo que vivimos en primera persona y mejor podemos expresar.
NUEVAS MODALIDADES DE TRABAJO E INTERACCIÓN:
- DE REDES INTERNAS AL TRABAJO EN LA NUBE:
A partir del aislamiento pasamos del trabajo en equipo en nuestro lugar físico al trabajo en equipo a distancia o “Teletrabajo”, este fue sin duda uno de los mayores desafíos. Hace varios años que escuchamos acerca del Homework y trabajo a distancia, pero esto nunca se llegó a aplicar en la mayoría de las actividades y tuvimos que implementarlo y aprenderlo de un día para el otro.
Un aspecto fundamental para que funcione fué la modalidad de trabajo en la nube, si bien teníamos implementado esto desde hace algunos años no es lo mismo el uso de la nube desde la oficina que a distancia. Debimos reemplazar nuestros planes de trabajo impresos por archivos compartidos, carpetas de papeles de trabajo, bibliotecas electrónicas íntegras, así como la comunicación interna en grupos virtuales, etc.
Entendemos que este es uno de los aspectos mas positivos ya que mejora mucho la comunicación entre todo el equipo y todos participamos en todo momento, aunque aún hoy hay ciertos software, por ejemplo, que no funcionan en la nube y obliga a depender de servidores externos con informes que no siempre son todo los que necesitamos.
- RELACION CON LOS CLIENTES:
Esto ya venía cambiando pero se aceleró rotundamente, la mayoría de los clientes requerían periódicamente reuniones físicas, ya sea en el estudio o la tradicional visita del contador a la empresa tanto para planificar estrategias impositivas y comerciales como para analizar situaciones particulares o, simples consultas impositivas, laborales, etc.
El nuevo esquema comenzó con largas reuniones por videollamadas que luego fueron mutando a llamadas telefónicas, a veces grupales y dejando las reuniones con video para ciertas ocasiones especiales donde realmente se equiparan bastante a una reunión física.
También había muchos comercios y empresas que seguían imprimiendo los comprobantes recibidos y los entregaban físicamente al estudio. Esto fue cambiando por el archivo digital ya que la mayoría de los comprobantes son electrónicos y, los que no lo son (algunos tickets de controladoras de vieja generación e impresoras fiscales que tienden a desaparecer en el corto plazo), se digitalizan muy fácilmente con cualquier aplicación de scanner en el celular o con los programas de impresión en pdf para las fotos que recibimos en el celular permitiendo el archivo electrónico íntegro.
A simple vista no parece un gran cambio, pero es uno de los mas importantes ya que además de reducir el archivo físico nos llevó de atender mayoritariamente empresas de cierta cercanía a recibir clientes de todo el país permitiéndonos llevar adelante todas las tareas impositivas, laborales y contables del mismo modo a cualquier empresa sin importar la distancia y con una excelente comunicación diaria.
- RELACIÓN CON LA AFIP Y DEMÁS ORGANISMOS:
Este fue uno de los cambios mas difíciles y comenzaremos con la AFIP que ya venía implementando los sistemas online para la mayoría de las presentaciones. Si bien el sistema online de la AFIP es muy completo, aún hoy es bastante ineficaz en ciertos aspectos. Están bien diseñadas muchas aplicaciones, pero los días de vencimiento colapsan y realmente nos llevan en algunas oportunidades a perder horas en tareas de minutos, presentar tarde, con errores en los aplicativos que no tienen solución, etc. La AFIP profundizó los nuevos aplicativos online al mismo tiempo de implementar nuevas presentaciones improvisadas (cuestiones que entendemos demasiado ambiciosas) al igual que las medidas gubernamentales (Programa ATP, créditos a tasa cero o subsidiadas, Libro IVA Digital, Operaciones internacionales, Participaciones societarias, modificaciones en los aplicativos, etc.) a lo que se suman los permanentes cambios en los impuestos que no dan tiempo a programar y terminar etapas de prueba dando como resultado, aplicativos que funcionan mal, colapso de los sistemas, prórrogas que llegan después del vencimiento y desconcierto, atrasos y errores por parte de los profesionales. Un buen ejemplo de esto fueron los nuevos aplicativos de Ganancias personas Físicas, Bienes personales y cedular, que se prorrogó varias veces para terminar venciendo en los primeros días de Agosto con muchos errores funcionales, excesivo requerimiento de datos y tiempo de carga, aún hoy a fines de Noviembre los contadores siguen presentando declaraciones vencidas y los organismos profesionales reclamando prorrogas y aplicativos que funcionen. También la gran moratoria impositiva por ejemplo, que sigue funcionando mal y en muchos casos, no trae parte de la deuda para validar aunque vence dentro de unos días, si no se prorroga nuevamente.
Otro aspecto que implementó la AFIP son las presentaciones Digitales, nueva modalidad de interactuar a distancia con la Agencia asignada al contribuyente. Este nuevo sistema funciona muy bien en muchos casos, pero no en otros como por ejemplo dar de alta un CUIT puede requerir hacer el trámite varias veces hasta que la agencia acepte los pdf, o ciertas presentaciones mas complejas donde el empleado de la agencia no comprende y solicita documentación innecesaria o cuestiona otras al mismo tiempo de pedir formularios con firmas certificadas por escribano (entendemos que para ciertas cosas debería ser suficiente el ingreso con clave fiscal).
Otros organismos también deben actualizarse como la Inspección General de Justicia que emitió las tasas anuales de Sociedades anónimas con la única modalidad de pago por depósito en efectivo o cheque en ventanillas del Banco Nación, a los pocos días de emitirlas entendieron que era imposible y agregaron la posibilidad de transferencia bancaria, donde hay que enviar el comprobante por mail y un empleado lo recibe, carga el pago manualmente al sistema del organismo y devuelve la constancia de pago por mail.
Los demás organismos también suelen presentar problemas algunos en mayor y otros en menor medida, Direcciones de rentas, municipales, registros laborales, etc, no vamos a entrar en cada uno pero sabemos que muchos presentan problemas a resolver y esperamos que se vayan perfeccionando pronto.
ALGUNAS CONCLUSIONES:
El nuevo esquema de trabajo a distancia llegó para quedarse, pero no como una modalidad de trabajo íntegra, deberá ser un complemento del trabajo presencial que sin duda necesitamos que vuelva para ciertos aspectos que aún no se resuelven a distancia.
Hay cosas que no volverán como los archivos físicos, la necesidad de estar en nuestra oficina y nuestra computadora para trabajar y ciertas reuniones físicas que ya no tienen sentido.
Hay cosas que si volverán, los encuentros y reuniones esporádicas ya que la conversación en muchos casos es mas fluida y eficiente en persona, así como muchas reuniones de trabajo.
Hay cosas que llegaron y no se irán, como la profundización de la globalización que nos permite estar en cualquier lugar a miles de kilómetros atendiendo empresas, clientes y personas de nuestro equipo del mismo modo que si estuviéramos en el mismo lugar, los trámites a distancia que se van perfeccionando y, sin dudas, la comodidad de trabajar online desde cualquier lugar en un nuevo formato con grandes virtudes.
Noviembre 2020
ESTUDIO BALONAS
Cr. Ernesto Balonas
Cr. Guillermo Balonas
Piedras 338 piso 2 Of. 12, C.A.B.A.